Das Business Application Research Center (BARC) hat in einer aktuellen Umfrage über 120 öffentliche Verwaltungen auf kommunaler, Länder- und Bundesebene zum Einsatz von Steuerungs- und Planungssystemen befragt. Die Ergebnisse der Umfrage sind in der kostenlos verfügbaren BARC-Marktforschungsstudie „Steuerungs- und Planungssysteme in der öffentlichen Verwaltung“ einsehbar.

Einige Kernergebnisse der Studie möchten wir hier vorstellen:

Zunahme an Bedeutung
Steuerungs- und Planungssysteme gewinnen in der öffentlichen Verwaltung weiter an Bedeutung. Nahezu 80 Prozent der befragten Organisationen nutzen heute bereits spezielle Softwarelösungen oder Microsoft Excel für Steuerungs- und Planungszwecke. Die Einsatzbereiche konzentrieren sich überwiegend auf die Themen Haushalt (Budgetierung), Controlling und Personalwesen. Dabei ist die Nutzung von Steuerungs- und Planungssystemen für Reporting, Datenanalyse, Planung und Budgetierung heute bereits etabliert. Zukunftsthemen sind die Umsetzung von Dashboards/Cockpits sowie Balanced-Scorecard-Anwendungen. Steuerungs- und Planungssysteme werden in den befragten öffentlichen Einrichtungen eher wöchentlich und monatlich genutzt. 

Mangelnde Unterstützung
Die Tatsache, dass 80 Prozent der Befragten regelmäßig Daten aus ihren Systemen für Steuerung und Planung exportieren, ist ein deutliches Indiz für die mangelnde Unterstützung der eingesetzten Lösungen für den öffentlichen Sektor. Es liegt die Vermutung nahe, dass Anwender oftmals für ihre Anforderungen nur unzureichend geeignete Werkzeuge erhalten.
Eingesetzt für Steuerung und Planung werden überwiegend Office-Produkte von Microsoft. Office- Anwendungen sind keine dedizierten Lösungen für Steuerungs- und Planungsaufgaben. Bekanntere Anbieter von Spezialwerkzeugen sind aus diesem Grund SAP BusinessObjects und IBM Cognos. Daneben zeigt sich ein hoher Verbreitungsgrad von Individualentwicklungen. Mit ca. zwei eingesetzten Werkzeugen pro öffentliche Einrichtung ist eine deutlich stärkere Fokussierung, jedoch auch geringere Durchdringung als im privatwirtschaftlichen Bereich feststellbar. Open-Source-Lösungen für Steuerung und Planung sind heute unter den befragten öffentlichen Einrichtungen keine Alternative zu proprietären (lizenzgebundenen) Softwarelösungen.

Fehlende Datenmanagementkonzepte
Die Zufriedenheit mit den eingesetzten Systemen für Steuerung und Planung ist nicht nur von den Möglichkeiten des Systems an sich abhängig, sondern vielmehr auch von der gesamten Architektur sowie dem Konzept der Datenhaltung. Ein bedenkliches Warnsignal ist, dass 30 Prozent der Teilnehmer angeben, überhaupt kein Datenmanagementkonzept zu besitzen und somit ein wesentliches Fundament jedes Steuerungs- und Planungssystems fehlt.
 Insgesamt kommt die Studie zu dem Ergebnis, dass gerade ein Drittel der Befragten zufrieden mit den eingesetzten Systemen für Steuerung und Planung ist. Klar formulierte Defizite wie komplizierte Prozesse, zu niedrige Geschwindigkeit bei der Umsetzung von Änderungen, mangelnde Datenqualität und nicht abgestimmte Kennzahlen müssen im Wesentlichen organisatorisch angegangen werden. Langfristig zum Erfolg führen kann nur der gemeinsame, organisatorisch verankerte Ansatz einer abgestimmten fachlichen und technischen Strategie zur Steuerung und Planung. Da bei 41 Prozent der Teilnehmer momentan kein organisatorisches Konzept für Steuerungs- und Planungssysteme vorhanden ist, scheint einerseits die baldige Abstellung der Kritikpunkte zweifelhaft und bietet sich andererseits signifikantes Optimierungspotenzial für die Zukunft.

Frühe Phase für Steuerungs- und Planungssysteme
Der noch geringe Einsatz spezialisierter Werkzeuge, die verglichen mit dem privatwirtschaftlichen Sektor seltenere Nutzung spezifischer Funktionen, häufig fehlende Architekturen, Datenmanagementkonzepte sowie organisatorische Verankerung zeigen deutlich, dass sich der öffentliche Sektor noch in einer früheren Einführungsphase von Steuerungs- und Planungssystemen befindet. 

Die komplette Studie steht zum kostenlosen Download unter folgendem Link bereit:
http://www.barc.de/bi-in-public

SOURCE: Steuerungs- und Planungssysteme in der öffentlichen Verwaltung

Aktuelle Artikel von Christian Fuchs, Melanie Mack

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