Für den dauerhaften Erfolg von Business Intelligence muss neben der Bewältigung der technischen und fachlichen Herausforderungen eine unterstützende Organisationsform im Unternehmen etabliert werden. BI-Initiativen werden jedoch häufig als unabhängige Projekte angegangen. So kommen die gesteckten übergreifenden Ziele meist zu kurz.

Erst durch die Einbettung von Business Intelligence in die Organisationsstruktur des Unternehmens können dauerhafte und übergreifende Erfolge erzielt werden. In der Praxis hat sich die Einrichtung eines Business Intelligence Competence Centers (BICC) als erfolgsversprechend herausgestellt. Hierbei geht es im Kern um den Aufbau einer geeigneten Organisationsform und die Etablierung von geeigneten Prozessen im Unternehmen.

Um zu erkunden, was ein BICC in der Praxis erfolgreich macht, führte das Business Application Research Center (BARC) im Frühjahr 2008 eine empirische Studie mit über 350 teilnehmenden Unternehmen durch. Die teilnehmenden Unternehmen sind in unterschiedlichen Ländern angesiedelt, agieren teilweise weltweit und stammen aus unterschiedlichen Branchen.

74 Prozent der an der Umfrage teilnehmenden Unternehmen haben bereits ein BICC eingerichtet. Hierbei wurden unterschiedlichste Organisationsformen für das BICC gewählt. Die Einbettung des BICCs erfolgt in den meisten Fällen als unabhängige Abteilung oder als virtuelles Team, das sich aus Mitgliedern verschiedener Abteilungen zusammensetzt. Größere Unternehmen tendieren eher dazu, eine eigenständige Abteilung für ein BICC einzurichten (siehe Grafik 1). Am seltensten wird bei den an der Umfrage teilnehmenden Unternehmen ein BICC als Stabsstelle organisiert.

Wie ist das BICC in die hierarchische Struktur des Unternehmens eingebettet? [Prozent, n = 187]

BI-Lösungen werden besser genutzt

Die Ergebnisse der Umfrage zeigen, dass durch die Bündelung von Aufgaben in einem BICC die Nutzung von BI-Lösungen erheblich verbessert wird. Das BICC ist der „single point of contact“ für BI im Unternehmen und erleichtert so u.a. die Organisation einer Data Governance, die Auswahl eines geeigneten Werkzeugportfolios, sowie die Koordination der Schulungsmaßnahmen und des Wissensaustausches zwischen Fachbereichen. Dies sind nur einige Aufgaben die im Rahmen eines BICC zur Optimierung von Unternehmensprozessen beitragen können. Projekte, die nicht durch eine entsprechende Organisationsform unterstützt werden, neigen im Gegensatz eher dazu, sich auf die Bedürfnisse einzelner Anforderungsgeber zu fokussieren und übergreifende Aspekte außer Acht zu lassen.

Optimierung der  Datenmanagement-Strukturen

Die Umfrageergebnisse zeigten eine  eindeutige Tendenz, dass Firmen mit BICC ihr Datenmanagement strukturierter und nachhaltiger betreiben: So verfolgen Unternehmen, die über ein BICC verfügen, häufiger ein strukturiertes Datenmanagement als diejenigen ohne BICC. 66 Prozent der Unternehmen mit einem BICC verfolgen einen zentralen Ansatz mit einem oder mehreren Data Warehouses (ohne BICC nur 52 Prozent). Nur zwölf Prozent der Unternehmen mit BICC haben eine unkoordinierte Datenmanagementstrategie, während dies in 23 Prozent der Unternehmen ohne BICC der Fall ist. Unternehmen mit einem BICC integrieren mehr relevante Datenquellen in ein zentrales, übergreifendes Reporting- und Analysesystem. So gaben 65 Prozent der Unternehmen mit einem BICC in der Umfrage an, mehr als vier Datenquellen in ihr Data Warehouse zu integrieren – im Gegensatz zu nur 47 Prozent ohne diese Organisationsstruktur.

Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen IT und Fachbereich

Die Umfrageergebnisse ergaben auch eine hohe Diskrepanz bei der Zusammenarbeit zwischen IT und Fachbereich. So ist die Kooperation zwischen IT und Fachbereich ist bei Unternehmen mit einem BICC wesentlich stärker ausgeprägt (48 Prozent mit BICC versus 31 Prozent ohne BICC). Eine gute Kooperation ist häufig entscheidend für den Erfolg von BI-Initiativen. Unternehmen die kein abgestimmtes Vorgehen zwischen IT und Fachbereich wählen, kämpfen oft damit, dass die ausschließlich von der IT gewählten Systeme die fachlichen Anforderungen nicht erfüllen können. Oder im Gegensatz dazu, dass die durch den Fachbereich gewählten Systeme erhebliche Herausforderungen bei der Implementierung und dem Betrieb darstellen. Im Idealfall findet bei der Konzeption, der Implementierung und dem Betrieb der BI-Systeme eine rege Zusammenarbeit zwischen den beiden Lagern statt.

BICC sind immer eine an die jeweiligen Unternehmensstrukturen angepasste Entität

Die Aufgaben eines BICCs unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen. Bei den an der Umfrage teilnehmenden Firmen liegt der Schwerpunkt meist auf der Planung, Koordination und Kontrolle von BI-Initiativen. Die Aufgabenbewältigung wird aber mit unterschiedlich zugewiesenen Kompetenzen und Rechten innerhalb der Unternehmen angegangen.

Eine Aufgabe des BICC kann die Kontrolle der eingesetzten Werkzeuge sein. Dies führt zu einer Standardisierung auf ein oder zwei Softwarelösungen. Insgesamt haben 72 Prozent der Unternehmen mit BICC einen oder zwei Standards etabliert, im Gegensatz zu 59 Prozent der Unternehmen ohne BICC, die insgesamt eine höhere Anzahl unterschiedlicher Werkzeuge aufweisen (siehe Grafik 2).

Auf wie viele BI-Anwenderwerkzeuge (Frontends in der Präsentationsschicht) haben Sie standardisiert? [Prozent, n = 114] 

BICCs verbessern die Qualität von BI-Initiativen

Die Umfrageteilnehmer wurden gebeten, die Business-Intelligence-Initiative ihres Unternehmens qualitativ zu bewerten. Dabei übertrafen Unternehmen mit BICC diejenigen ohne BICC in jeder einzelnen Kategorie. Die Einrichtung eines BICCs erhöht sowohl die Qualität von BI-Aktivitäten als auch die Anwenderzufriedenheit. Die Informationsqualität, die oft auf scharfe Kritik trifft, ist im Allgemeinen besser in Unternehmen mit BICC als in Unternehmen ohne einen zentralen Ansatz. Ebenso ist die Zufriedenheit mit der internen Koordination von BI-Initiativen bei Unternehmen mit BICC höher.

Insgesamt lässt sich in den Ergebnissen der Umfrage klar die Bedeutung einer adäquaten Organisationsform von BI in Unternehmen erkennen. In fast jeder komparativen Analyse auf Basis der Umfrageergebnisse hatten Unternehmen mit einem BICC einen Vorteil gegenüber Unternehmen ohne eine entsprechende Organisation. Viele Unternehmen haben die Vorteile von BICC bereits erkannt und etablieren diese erfolgreich.

BARC Studie: Organisation von Business Intelligence: Bei Interesse kann die BARC Studie „Organisation von Business Intelligence“ mit weiteren Ergebnissen und Analysen unter www.barc.de/marktforschung kostenlos heruntergeladen werden.