Viele SAP BW Nutzer beklagen folgendes Problem: Genügen anfangs noch die internen Funktionen der integrierten Anwendung „SAP Data Warehousing Workbench“ um den Überblick über seine SAP BW Umgebung zu wahren, so kann das System mit seinen Queries, InfoCubes, DataStoreObjects, Transformationen, Prozessen (ETL), InfoObjects, Autorisierungen und Verbindungen bald in ungeahnte Größen wachsen. Auch kann mit einer stärkeren Etablierung von Busines-Intelligence-Software die Anzahl der Anwender steigen. So ergibt sich nicht nur ein Informationsbedarf aus der unmittelbaren Fachabteilung, sondern auch von Seiten überwachender Stellen wie dem Datenschutzbeauftragten oder Gewerkschaften, die beispielsweise den ordnungsgemäßen Umgang mit personenbezogenen Daten oder anderweitig zu schützenden Informationen überwachen.

Neben dem Wunsch nach Dokumentation von bestehenden Metainformationen (Was für Objekte gibt es in dem SAP BW System und wie stehen sie in Verbindung?) wird es früher oder später notwendig, mehr Informationen wie eigene Kommentare oder gar erklärende Dokumente hinzuzufügen. Oft wird dann der Weg eingeschlagen, eine manuelle Dokumentation in Form von Excel-Dateien oder Word-Dateien zu fahren, mit den bekannten Problemen unzureichender Vollständigkeit und Aktualität, sowie hohem Aufwand. SAP BW Dokumentationswerkzeuge verfolgen das Ziel, eine Dokumentation der Systeme entsprechend der eigenen Informationsbedarfe automatisiert zu erstellen.

Ziele und Anforderungen in Bezug auf SAP BW Dokumentationswerkzeuge
Bevor man blind ein SAP BW Dokumentationswerkzeug anschafft sollten natürlich die Rahmenbedingungen geklärt werden, welche Aufgaben die Software erfüllen soll. Die Gründe, warum SAP BW Systeme dokumentiert werden sollen, können vielgestaltig sein:

Durch eine klare Dokumentation kann beispielsweise das Ziel einer besseren Wartbarkeit des Systems verfolgt werden: Frühere dokumentierte Systemstände können mit dem aktuellen Systemstand verglichen und auf diese Weise auf Veränderungen reagiert werden. Die Dokumentationsumgebungen mancher Anbieter können Unterschiede und die Auswirkungen in Abfragen und Berichten anzeigen. Auch kann auf diese Weise getestet werden, wie sich Anpassungen/Änderungen auf die einzelnen verbundenen Objekte auswirken.

Daneben kann eine Systemdokumentation auch notwendig sein um verpflichtenden Dokumentationsanforderungen zur Erfüllung gesetzlicher oder sonstiger Auflagen (Compliance) nachzukommen. So kann die Veränderung von Daten im Rahmen der externen Berichterstattung nachvollzogen oder Anforderungen des Betriebsrates im Bereich des Mitarbeiter-Datenschutzes effizienter erfüllt werden. Komplexe Fragen, inwiefern SAP BW Berichte und Analysen datenschutzkonform sind – also bestimmte personenbezogene Informationen nicht anzeigen, sind bei großen Systemen ohne Werkzeugunterstützung mitunter aufwändig zu beantworten.

Daneben kann auch die Anforderung direkt von der Fachabteilung kommen, die sich eine höhere Qualität in der Endanwender-Dokumentation erhofft. Auch kann auf diese Weise die für das SAP BW verantwortliche Abteilung entlastet werden, wenn der Anwender bei der Nachfrage, wie eine bestimmte Kennzahl zu Stande kommt z.B. direkt per Browser die automatisch generierte aktuelle SAP BW Dokumentation aufruft, statt die IT zu kontaktieren. Dort kann auf die entsprechenden Objekte navigiert und die gewünschten Informationen selbst nachgeschlagen werden.

Unterschiedliche Ansätze der Dokumentation
Derzeit gängige Software-Werkzeuge dokumentieren SAP BW Umgebungen auf sehr unterschiedliche Weise. Manche Werkzeuge lassen sich einfach auf einem Desktoprechner installieren, einige werden in bestehende SAP-Umgebungen integriert, wieder andere nutzen verschiedene Komponenten um eine anspruchsvolle Dokumentationsplattform aufzubauen. Auch in relevanten Funktionen wie Dokumentationsausgabeformat, Kommentierung, Historisierung oder Dokumentationserweiterung gehen die Werkzeuge unterschiedliche Wege.

Die unterschiedlichen am Markt verfügbaren Lösungen sollten als Chance verstanden werden, genau das Werkzeug auswählen zu können, welches den eigenen Anforderungen am besten entspricht. In diesem Sinne sollte dem Software-Auswahlprozess eine hohe Beachtung geschenkt werden, um tatsächlich die eigenen Bedürfnisse abzudecken und einen hohen Investitionsschutz sicherzustellen.

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BARC Marktübersicht "SAP BW Dokumentationswerkzeuge"
BARC hat in der Studie „SAP BW Dokumentationswerkzeuge“ führende Lösungen getestet. Leser erhalten einen aktuellen und objektiven Überblick der verfügbaren Softwarelösungen zur Dokumentation von SAP BW-Systemen. Weiterhin liefert die Studie einen Kriterienkatalog und Empfehlungen zur Software-Auswahl sowie Beschreibungen und Analysen der marktführenden Softwarelösungen. Eine Leseprobe und weitere Informationen finden Sie hier: http://www.barc.de/sapbw-doku  

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