Die hohe Dynamik im Markt für Business Intelligence (BI) ist aktuell Gegenstand vieler Diskussionen. Ein Ergebnis der zahlreichen Anbieterübernahmen sind Werkzeug-Suiten mit breitem Lösungsportfolio. Auch wenn eine technische Integration zusammengekaufter Lösungen oft Jahre dauert, werden inhaltlich und funktional breitere Ansprüche an Business Intelligence abgedeckt. Mit dem Begriff des Performance Managements (PM) werden dabei Ergänzungen von klassischen Business-Intelligence-Aufgaben des Berichtswesens und der Datenanalyse um Themen wie Verknüpfung zu operativen Prozessen, zur Unternehmensstrategie, Planung und Finanz-Konsolidierung gemeint. Durch die breitere Definition des Aufgabenspektrums entstehen integrierte Lösungen, die BI-Werkzeuge enger in operative und dispositive Geschäftsprozesse einbinden.

Die Unternehmensplanung ist dabei ein Schlüsselprozess im Rahmen des Performance Managements und für viele Unternehmen auch der Einstiegspunkt in eine Erweiterung ihrer Business-Intelligence-Systeme. Die Unternehmenspraxis ist hier allerdings stark geprägt von heterogenen Strukturen, die sich weiterhin auch nach Land und Branche unterscheiden. Für die gerade erschienene BARC-Studie „Planung und Budgetierung in Europa“ wurden daher über 500 Personen in ganz Europa interviewt, um mehr über die tatsächliche Umsetzung und Herausforderungen von Performance Management Prozessen zu erfahren.


Excel gehört nicht in die Planung

Interessante Ergebnisse der Studie sind Erkenntnisse zu fachlichen Inhalten und Anforderungen an die Planung, aber auch die tatsächliche Abwicklung des Prozesses und der Einsatz von IT-Werkzeugen, worauf im Folgenden näher eingegangen wird.

Dass Excel das dominierende Werkzeug zur Unternehmensplanung ist, überrascht keinen Beobachter; insgesamt setzen 82 Prozent der befragten Unternehmen Excel für Planungszwecke ein. Spezielle Planungswerkzeuge werden allerdings bereits von 54 Prozent eingesetzt, was die Koexistenz verschiedener Lösungen und die Herausforderungen ihrer Kombination zeigt. 46 Prozent der Unternehmen verwenden speziellen Planungswerkzeuge und Excel parallel. Durchschnittlich setzt ein Unternehmen für die Planung drei Werkzeuge ein. Einen nähere Analyse der eingesetzten Werkzeuge mit den angegebenen Prozessdurchlaufzeiten und Arbeitsaufwand sowie der Zufriedenheit der Anwender ergeben sich einige interessante Erkenntnisse.

Näher untersucht wurden diejenigen Umfrageteilnehmer, die sich mit ihren verwendeten Planungslösungen sehr zufrieden zeigen. Wie auch schon in vielen früheren Befragungen sind die Anwender des am häufigsten eingesetzten Werkzeuges (Excel) auch die unzufriedensten. Erste weitergehende Erkenntnis ist, dass Anwender von Excel zufriedener sind, wenn sie Excel in Kombination mit einer speziellen Planungssoftware verwenden. Besonders auffällig ist jedoch der signifikante Unterschied, wenn nur spezielle Planungssoftware verwendet wird. Fast ein Drittel aus dieser Gruppe ist sehr zufrieden (vgl. Abbildung).


 
Abbildung 1: Verteilung der sehr zufriedenen Umfrageteilnehmer nach Planungswerkzeug; n = 54; Quelle BARC


Ein ähnliches Ergebnis zeigt die Analyse zum Zeitaufwand. Sobald spezielle Planungstools verwendet werden ist der bezifferte Aufwand zur Durchführung des Planungsprozesses durchschnittlich um 25 Prozent geringer als beim reinen Einsatz von Excel. Der Einsatz von Excel mag zwar eine pragmatische Lösung sein, wenn beispielsweise Aufgaben wie Nebenrechnungen in gewohnter Arbeitsumgebung durchgeführt werden können. Offensichtlich wiegen die Vorteile eines integrierten Planungswerkzeugs die schnelle Fallbearbeitung in Excel aber mehr als auf. Ein durchgängiger Ansatz führt zu einer zentralen Datensammlung auf dessen Basis ein koordinierter und dokumentierter Planungsprozess mit planungsunterstützenden Werkzeugen möglich wird. Gefahren auf Übertragungs- und sonstige Fehler werden verkleinert und die Arbeit wird schneller und zu einer höheren Zufriedenheit durchgeführt.


Glück hat, wer eine integrierte Lösung wählen kann

Wie sieht nun der Integrationsgrad der Business-Intelligence-Systeme aus? Durchschnittlich 40 Prozent der Unternehmen benutzen für Planung und Reporting das gleiche System. 20 Prozent trennen beide Disziplinen völlig und weitere 40 Prozent überführen die Plandaten in das Reporting-System. Erwartungsgemäß ist auch hier die Zufriedenheit höher und der Zeitaufwand geringer, wenn alle Aufgaben in einem System durchgeführt werden.

Eine objektive Betrachtung kommt zum Ergebnis, dass zumindest einer grünen Wiese das gleiche System für BI und Performance Management verwendet werden sollte. Subjektive Gegebenheiten wie bereits vorhandene Reporting- oder Planungslösungen und damit die Bindung von Unternehmen an die bestehende Infrastruktur sind von dieser Einschätzung unberührt. So sind es für jedes Unternehmen andere individuelle Anforderungen, an denen sich die IT orientieren muss. Gerade wenn die Anforderungen an das Berichtswesen besonders hoch sind, scheint es schwierig zu werden, alle Ansprüche aus Reporting und Planung mit einem Tool abzudecken.

Beim Integrationsgrad der BI-Systeme lassen sich branchenspezifische Unterschiede feststellen, deren Ursprung wohl in den speziellen Gegebenheiten der Branchen liegt. So sind integrierte Planungs- und Berichtssysteme im Gesundheitswesen weit verbreitet (56 Prozent), vielleicht weil in diesem Sektor erst später begonnen wurde, Business Intelligence zu etablieren. Banken und Versicherungen mit ihren Landschaften an Altsystemen und besonderen Anforderungen hinsichtlich Risikomanagement und Nachvollziehbarkeit trennen das Planungssystem überwiegend ab und überführen die Plandaten dann in das Unternehmensberichtswesen.  Im Handel zeigt sich der höchsten Anteil nicht-integrierter Systeme - 35 Prozent der Unternehmen berichten Plan- und Ist-Zahlen getrennt. Im Handel finden sich vermutlich die meisten verschiedenen Arten von Planung, so dass die Vielfalt an Methoden sich in einer Vielfalt an Werkzeugen und geringeren Integrationsanforderungen oder –möglichkeiten widerspiegelt.


 
Abbildung 2: Technische Organisation des Berichtswesens; n = 211; Quelle BARC


Fazit für einen CIO

Insgesamt zeigt sich ein hohes Potential für den Einsatz von speziellen. Durch den Einsatz eines unternehmensweiten, einheitlichen Planungssystems und seine Integration mit anderen Business-Intelligence-Aufgaben reduzieren sich nicht nur Aufwand und Kosten für Administration und Systemintegration. Die Planungsprozesse können schneller und mit weniger Aufwand durchgeführt werden und  die Zufriedenheit der Anwender steigt.

Die Research-Studie „Planung und Budgetierung in europäischen Unternehmen“ ist kostenlos verfügbar. Weitere Informationen finden Sie unter
http://www.barc.de/de/marktforschung.html

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